Livro Diário
É um livro contábil de preenchimento obrigatório (exigido por lei) e de maior importância, onde são lançadas as operações DIÁRIAS de uma empresa.
Exemplo de livro diário
Nele, são registrados os fatos contábeis em partidas dobradas, ou seja, os totais débito e crédito deverão ser sempre iguais, sendo a conta débito lançada SEMPRE antes da conta crédito.
Suas principais características são: Obrigatório, Cronológico e Fundamental ao processo contábil.
O livro Diário tradicional pode ser substituído por fichas (contínuas, em forma de sanfona, soltas ou avulsas). Porém, a adoção desse sistema não exclui a empresa de obediência aos requisitos intrínsecos, previstos na lei fiscal e comercial para o livro Diário.
As empresas que utilizam fichas, são obrigadas a adotar o livro próprio para a inscrição das demonstrações financeiras.
Em resumo, o Diário registra oficialmente todas as transações de uma empresa. Sendo assim, é necessário que ele atenda determinadas exigências e preencha certas formalidades. Estas formalidades têm a ver com sua apresentação exterior (formalidades extrínsecas) ou com a escrituração (formalidades intrínsecas).
OBS.: O livro Diário foi instituido pelo Decreto-Lei 486 de 03/03/69 e regulamentado pelo Decreto-Lei 64.567 de 22/05/69.
Formalidades extrínsecas
O livro Diário deve:
- Ser encadernado;
- Ter suas folhas numeradas tipograficamente;
- Se for empresa, deverá ser autenticado pelas Juntas Comerciais ou repartições encarregadas do Registro do Comércio;
-
Se for Sociedade Simples ou entidade sem fins lucrativos, deverá ser autenticado no cartório de Registro Civil das Pessoas Jurídicas;
- Conter termo de abertura e de encerramento (na primeira e última página, respectivamente) devidamente preenchidos e autenticados.
Termo de abertura: finalidade a que se destina o livro, o número de ordem, o número de folhas, a firma individual ou o nome da sociedade a que pertença, o local da sede ou estabelecimento, o número e data do arquivamento dos atos constitutivos no Órgão de Registro estipulado e o número de registro no Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas (CNPJ).
Termo de encerramento: indica o fim a que se destinou o livro, o número de ordem, o número de folhas e a respectiva firma individual ou sociedade mercantil.
OBS.: Estes termos serão datados e assinados pelo comerciante ou por seu procurador e por um contabilista legalmente habilitado. Na localidade em que não haja profissional habilitado, os termos de abertura e encerramento serão assinados, apenas, pelo comerciante ou seu procurador.
Se estas formalidades não forem respeitadas, o Diário acaba sendo completamente invalidado, passando a fazer prova apenas contra o contribuinte.
Formalidades intrínsecas
- Utilização do idioma nacional e da moeda corrente do país;
- Uso da linguagem mercantil;
- Individualização e clareza dos lançamentos nele feitos;
- O registro dos fatos em rigorosa ordem cronológica de dia, mês e ano;
- A inexistência, na escrituração, de intervalos em branco, entrelinhas, borrões, rasuras, emendas, ou transportes para as margens.
Se estas formalidades não forem respeitadas, será invalidado apenas os registros onde ocorrerem.
Escrituração Manual
É necessário que o Livro Diário contenha:
- Data da operação (transação);
- Título da conta débito e da conta crédito;
- Valor do débito e do crédito;
- Histórico (alguns dados fundamentais sobre a operação em registro: número da nota fiscal, cheque, terceiros envolvidos, etc. O histórico deve ser o mais breve possível, escrito de forma reduzida).
OBS.: Todas as empresas, independentemente do seu porte ou tipo societário, são obrigadas a efetuar escrituração contábil. Cabe destacar ainda que o regime tributário que a empresa venha a utilizar também não pode interferir quanto ao assunto escrituração contábil, pois quem tem autoridade para emanar sobre este tema é tão somente o CFC (Conselho Federal de Contabilidade), para o qual os profissionais de contabilidade são obrigados a prestar contas.